ACTIVIDAD PSI 3: ESTUDIO DE LA INFORMACIÓN RELEVANTE
Tarea PSI 3.1: Selección y Análisis de Antecedentes
Tarea PSI 3.2: Valoración de Antecedentes

ACTIVIDAD PSI 4: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
Tarea PSI 4.1: Estudio de los Procesos del PSI
Tarea PSI 4.2: Análisis de las Necesidades de Información
Tarea PSI 4.3: Catalogación de Requisitos

ACTIVIDAD PSI 5: ESTUDIO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN ACTUALES
Tarea PSI 5.1: Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de Información Actuales
Tarea PSI 5.2: Análisis de los Sistemas de Información Actuales
Tarea PSI 5.3: Valoración de los Sistemas de Información Actuales

ACTIVIDAD PSI 6: DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Tarea PSI 6.1: Diagnóstico de la Situación Actual
Tarea PSI 6.2: Definición del Modelo de Sistemas de Información

ACTIVIDAD PSI 7: DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
Tarea PSI 7.1: Identificación de las Necesidades de Infraestructura Tecnológica
Tarea PSI 7.2: Selección de la Arquitectura Tecnológica

ACTIVIDAD PSI 8: DEFINICIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
Tarea PSI 8.1: Definición de Proyectos a Realizar
Tarea PSI 8.2: Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI

ACTIVIDAD PSI 9: REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PSI
Tarea PSI 9.1: Convocatoria de la Presentación
Tarea PSI 9.2: Evaluación y Mejora de la Propuesta
Tarea PSI 9.3: Aprobación del PSI

El Plan de Sistemas de Información tiene como objetivo la obtención de un marco de referencia para el desarrollo de sistemas de información que responda a los objetivos estratégicos de la organización. Este marco de referencia consta de:

• Una descripción de la situación actual, que constituirá el punto de partida del Plan de Sistemas de Información. Dicha descripción incluirá un análisis técnico de puntos fuertes y riesgos, así como el análisis de servicio a los objetivos de la organización.
• Un conjunto de modelos que constituya la arquitectura de información.
• Una propuesta de proyectos a desarrollar en los próximos años, así como la prioridad de realización de cada proyecto.
• Una propuesta de calendario para la ejecución de dichos proyectos.
• La evaluación de los recursos necesarios para los proyectos a desarrollar en el próximo año, con el objetivo de tenerlos en cuenta en los presupuestos. Para el resto de proyectos, bastará con una estimación de alto nivel.
Un plan de seguimiento y cumplimiento de todo lo propuesto mediante unos mecanismos de evaluación adecuados.

La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica.

Es fundamental que la alta dirección de la organización tome parte activa en la decisión del Plan de Sistemas de Información con el fin de posibilitar su éxito. La dirección debe convencer a sus colaboradores más directos de la necesidad de realización del plan; de su apoyo de forma constructiva, mentalizándose de que la ejecución del mismo requerirá la utilización de unos recursos de los cuales son responsables.

La presentación del Plan de Sistemas de Información y la constitución del equipo supone el arranque del proyecto y es fundamental que las más altas instancias de la organización estén implicadas en ambos, dando el apoyo necesario y aportando todo tipo de medios. Explicar el plan a las personas de la organización y a las unidades organizativas afectadas sobre las que recaerá el Plan, el apoyo de los altos directivos y la cualificación de los recursos de las distintas unidades implicadas, serán factores críticos de éxito del Plan de Sistemas de Información.

El nivel de detalle con el que se hará el estudio de la situación actual dependerá de la existencia de documentación actual, de si hay personas que conozcan dicha documentación y de la predisposición a una sustitución total o parcial por sistemas de información nuevos. En cualquier caso, como paso previo para detectar aspectos importantes que puedan afectar a la organización, es necesario investigar sus puntos fuertes, áreas de mejora, riesgos y amenazas posibles y hacer un diagnóstico de los mismos.

Para la elaboración del Plan de Sistemas de Información se estudian las necesidades de información de los procesos de la organización afectados por el Plan, con el fin de definir los requisitos generales y obtener modelos conceptuales de información. Por otra parte se evalúan las opciones tecnológicas y se propone un entorno.

Tras analizar las prioridades relacionadas con las distintas variables que afectan a los sistemas de información, se elabora un calendario de proyectos con una planificación lo más detallada posible de los más inmediatos. Además, se propone una sistemática para mantener actualizado el Plan de Sistemas de Información para incluir en él todos los cambios necesarios, garantizando el cumplimiento adecuado del mismo.

A continuación se incluye un gráfico que representa la secuencia de actividades del proceso PSI.

Aunque los resultados de la actividad Estudio de información relevante (PSI 3) deberán tenerse en cuenta para la definición de requisitos que se efectúa en la actividad Identificación de Requisitos (PSI 4), ambas podrán realizarse en paralelo, junto con el Estudio de los Sistemas de Información actuales (PSI 5).

El objetivo de esta actividad es determinar la necesidad del Plan de Sistemas de Información y llevar a cabo el arranque formal del mismo, con el apoyo del nivel más alto de la organización. Como resultado, se obtiene una descripción general del Plan de Sistemas de Información que proporciona una definición inicial del mismo, identificando los objetivos estratégicos a los que apoya, así como el ámbito general de la organización al que afecta, lo que permite implicar a las direcciones de las áreas afectadas por el Plan de Sistemas de Información.

Además, se identifican los factores críticos de éxito y los participantes en el Plan de Sistemas de Información, nombrando a los máximos responsables.

A continuación se incluye una tabla resumen con las tareas de la presente actividad:

Se analizan las expectativas de las áreas que han planteado la necesidad de llevar a cabo el Plan de Sistemas de Información, así como los productos finales esperados. Una vez verificado que las necesidades de la organización se deben cubrir con un Plan de Sistemas de Información, se toma la decisión de su inicio.

De entrada

De salida

· Descripción general del PSI:

o Aprobación de inicio del PSI

· Sesiones de trabajo

· Comité de Dirección

· Descripción general del PSI:
o Ámbito y objetivos del PSI
o Objetivos estratégicos relacionados con el PSI
o Factores críticos de éxito

De salida

· Descripción general del PSI:

o Responsables del PSI

· Sesiones de trabajo

· Comité de Dirección

En esta actividad se detalla el alcance del plan, se organiza el equipo de personas que lo va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecución. Todos los resultados o productos de esta actividad constituirán el marco de actuación del proyecto más detallado que en PSI 1 en cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes,

resultados y fechas de entrega.

Ámbito y Alcance

procesos de la organización

afectados

- Catálogo de objetivos de PSI:

o Objetivos generales

cada proceso (si los

hubiera)

- Catalogación - Comité de Dirección

- Directores de Usuarios

PSI

PSI

- Catálogo de usuarios

- Equipos de trabajo

- Catalogación

- Sesiones de trabajo

- Directores de Usuarios

PSI

de Trabajo

- Plan de trabajo - Planificación

- Estimación

- Directores de Usuarios

PSI

Plan de Trabajo

- Plan de trabajo:

Trabajo por parte de los

- Comité de Dirección

- Directores de Usuarios

implicados PSI

De manera más concreta que en la actividad Inicio del Plan de Sistemas de Información (PSI 1), en esta tarea se describe el ámbito de los procesos de la organización a considerar. Igualmente, se definirá el alcance, es decir, los objetivos específicos del Plan de Sistemas de Información. Puede ser necesario determinar distintos objetivos para

cada proceso del proyecto. Los responsables de los distintos procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información participarán de forma activa en la definición de los objetivos, sin perder de vista los resultados de la actividad anterior.

De entrada

De salida

· Descripción general de procesos de la organización afectados

· Catálogo de objetivos del PSI:

o Objetivos generales

o Objetivos específicos de cada proceso (si los hubiera)

· Catalogación

· Comité de Dirección

· Directores de Usuarios

· Jefe de Proyecto del PSI

En esta tarea se tratan cuestiones relacionadas con la organización del trabajo para llevar a cabo el Plan de Sistemas de Información. Se seleccionan los participantes, valorando el número y perfil de profesionales de Sistemas y Tecnologías de la Información y Comunicaciones (STIC) necesarios en función de los objetivos perseguidos.

Asimismo, se determinan las funciones de los responsables de la dirección y seguimiento del Plan de Sistemas de Información. Adicionalmente, se concretan aspectos logísticos relacionados con el material, salas de reuniones, estándares de documentación, etc.

De entrada

· Estructura organizativa (externo)

· Descripción general del PSI (PSI 1.3)

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

De salida

· Catálogo de usuarios

· Equipos de trabajo

· Catalogación

· Sesiones de trabajo

· Directores de Usuarios

· Jefe de Proyecto del PSI

El objetivo de esta tarea es determinar todos los productos finales del Plan de Sistemas de Información, así como la fecha prevista de obtención y entrega de los mismos. Es necesario planificar las distintas actividades y estimar los tiempos requeridos para llevarlas a cabo, teniendo en cuenta la disponibilidad de los usuarios del Plan de Sistemas

de Información. Se deben considerar también los factores críticos de éxito, identificados en la actividad anterior y

recogidos en la descripción general de procesos de la organización afectados, ya que pueden condicionar la

elaboración del plan de trabajo.

Se detallan las actividades, asignando participantes, tiempos y responsables de cada una de ellas, los resultados

esperados y el plan de trabajo a seguir.

De entrada

· Equipos de trabajo (PSI 2.2)

· Descripción general del PSI (PSI 1.3)

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

De salida

· Plan de trabajo

· Planificación

· Estimación

· Directores de Usuarios

· Jefe de Proyecto del PSI

Una vez definido el plan de trabajo se comunica a los usuarios del Plan de Sistemas de Información con el fin de que sea aceptado. Esto permite que los usuarios conozcan el método de trabajo a seguir, los resultados a obtener y la dedicación necesaria por su parte.

De entrada

· Plan de trabajo (PSI 2.3)

De salida

· Plan de trabajo

o Aceptación del Plan de Trabajo

· Comité de Dirección

· Directores de Usuarios

· Jefe de Proyecto del PSI

El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de Sistemas de Información, así como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial interés los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Información, relativos a los sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Información. La información obtenida en esta actividad se tendrá en cuenta en la elaboración de los requisitos.

de Antecedentes

- Valoración de antecedentes - Sesiones de trabajo - Consultores

Informáticos

Antecedentes

- Catálogo de requisitos

- Requisitos generales

- Catalogación - Consultores

Informáticos

8 Planificación de Sistemas de Información

© Ministerio de Administraciones Públicas Metodología MÉTRICA Versión 3

- Catálogo de normas del PSI Informáticos

Se seleccionan las fuentes de información y documentación a considerar en este estudio, teniendo en cuenta todos aquellos antecedentes de interés: plan estratégico de sistemas de información, estudios previos, plan general informático, etc. y se analiza el contenido de la información anterior. En el inicio y organización del Plan de

Sistemas de Información se habrá orientado sobre la existencia de estos antecedentes, para facilitar al equipo de trabajo el desarrollo de esta actividad.

Asimismo, se debe entrevistar a las personas de la organización que puedan aportar información adicional sobre antecedentes que deban ser considerados en el Plan de Sistemas de Información, al margen de la documentación disponible. La información recogida se tiene también en cuenta en la valoración de los mismos.

De entrada

· Información relevante (externo)

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

· Catálogo de objetivos del PSI (PSI 2.1)

De salida

· Análisis de antecedentes

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

Se realiza la valoración de los antecedentes analizados en la tarea anterior y las conclusiones se recogerán en el catálogo de requisitos. La realización de esta valoración ayudará a establecer términos de referencia en cuanto a estándares, procedimientos, normativas, etc., si es que existen.

De entrada

· Información relevante (externo)

De salida

· Catálogo de requisitos:

o Requisitos generales

· Catálogo de normas del PSI

· Catalogación

· Consultores

· Consultores Informáticos

El objetivo final de esta actividad va a ser la especificación de los requisitos de información de la organización, así como obtener un modelo de información que los complemente. Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Para ello es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso tal y como debería ser, y no según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de información existentes.

Del mismo modo, se identifican los requisitos de información, y se elabora un modelo de información que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, así como las relaciones entre ellas.

Por último, se clasifican los requisitos identificados según su prioridad, con el objetivo de incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan de Sistemas de Información.

Procesos del PSI

organización

la Organización

- Sesiones de trabajo

- Consultores

Necesidades de la

Información

- Necesidades de información

- Modelo de información

extendido

- Diagrama de clases

- Sesiones de trabajo

- Consultores

Requisitos

- Catálogo de requisitos:

afectados por el PSI

- Catalogación - Consultores

- Usuarios expertos

Se estudia cada proceso de la organización incluido en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Para cada uno de ellos, es necesario identificar las actividades o funciones, la información implicada en ellas y las unidades organizativas que participan en el desarrollo de cada actividad.

Para obtener esta información es necesario llevar a cabo sesiones de trabajo con los usuarios implicados en cada uno de los procesos a analizar. Una vez contrastadas las conclusiones, se elabora el modelo correspondiente a cada proceso. Si existe relación entre los distintos modelos, se unifican en la medida de lo posible, con el fin de

proporcionar una visión global en el contexto de la organización y facilitar una identificación de requisitos más objetiva.

De entrada

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)

· Catálogo de usuarios (PSI 2.2)

De salida

· Modelo de procesos de la organización

· Modelado de procesos de la organización

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Usuarios Expertos

Mediante sesiones de trabajo, se identifican las necesidades de información de cada uno de los procesos analizados en la actividad anterior. Se elabora un modelo de información que refleje las principales entidades y relaciones existentes entre ellas. Todo esto se realiza con la perspectiva de lo que debe ser el proceso en cuanto a sus

actividades y funciones, así como a la información de entrada y salida para cada una de ellas.

Los resultados del análisis realizado en esta tarea son la base para la identificación de requisitos.

De entrada

De salida

· Necesidades de información

10 Planificación de Sistemas de Información

© Ministerio de Administraciones Públicas Metodología MÉTRICA Versión 3

· Modelo de información

· Modelo Entidad / Relación extendido

· Diagrama de clases

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Usuarios Expertos

En esta tarea se analiza la información recogida en las tareas Estudio de los Procesos del PSI (PSI 4.1) y Análisis de las Necesidades de Información (PSI 4.2). Se definen los requisitos, incorporándolos al catálogo que se había comenzado a elaborar en la actividad Estudio de la Información Relevante (PSI 3) y se les asignan prioridades.

Los criterios para asignar dichas prioridades deben ser definidos al comienzo de esta tarea, considerando la opinión de los usuarios sobre los procesos de la organización, así como los objetivos del Plan de Sistemas de Información.

De entrada

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)

· Catálogo de requisitos (PSI 3.2)

· Modelo de procesos de la organización (PSI 4.1)

· Modelo de información (PSI 4.2)

De salida

· Catálogo de requisitos:

o Requisitos de los procesos afectados por el PSI

· Catalogación

· Consultores

· Usuarios Expertos

El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual al margen de los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento, documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de

valoración, como por ejemplo, su nivel de satisfacción con cada sistema de información.

Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se lleva a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente en función de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información. Este estudio permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos.

Esta valoración se utilizará en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), donde se analizará la cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos.

PSI 5.1 Alcance y Objetivos

del Estudio de los

Sistemas de

Información Actuales

- Catálogo de objetivos de PSI:

Sistemas de Información

actuales

información actuales

- Catalogación

- Sesiones de trabajo

- Consultores

Informáticos

- Usuarios expertos

PSI 5.2 Análisis de los

Sistemas de

Información Actuales

sistemas de información

actuales

- Sesiones de trabajo

representación

- Consultores

Informáticos

- Usuarios expertos

- Equipo del Proyecto

Técnico

Mantenimiento

PSI 5.3 Valoración de los

Sistemas de

Información Actuales

actual

- Sesiones de trabajo - Consultores

Informáticos

A partir de la descripción general de los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información se determina qué sistemas de información actuales se encuentran dentro del ámbito del Plan de Sistemas de Información. Se seleccionan, de los sistemas existentes, los que deben ser analizados, así como los objetivos del estudio de cada uno. De esta forma, se establece el dominio de sistemas de información de la organización a considerar. También se tienen en cuenta los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información, en función de los cuales se establece la amplitud y profundidad con la que se deberá desarrollar esta actividad.

Los objetivos del Plan de Sistemas de Información se completan con los objetivos definidos en esta tarea para el estudio de los sistemas de información actuales.

La información relativa a los sistemas de información que dan actualmente soporte a los procesos afectados por el Plan de Sistemas de Información, se obtiene mediante sesiones de trabajo con los usuarios y el apoyo del personal

informático que se considere necesario.

De entrada

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 2.1)

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

· Catálogo de usuarios (PSI 2.2)

De salida

· Catálogo de objetivos de PSI:

o Objetivos del estudio de los sistemas de información actuales

· Identificación de sistemas de información actuales afectados por el PSI

· Catalogación

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

En esta tarea se lleva a cabo el estudio de los sistemas de información actuales afectados por el PSI. Para cada sistema de información se recogen, al menos, las características básicas relativas a datos, software de aplicación, procesos de la organización a los que da soporte y de qué forma lo hace, flexibilidad, carencias, riesgos y posibles amenazas.

En función del tipo de sistema de información y de los objetivos de su estudio se recopila además, para cada uno de ellos, información procedente de diversos puntos de vista (la opinión de usuarios de los sistemas de información, de analistas de desarrollo, de personal de operación, etc.).

De entrada

· Descripción general de procesos de la organización afectados (PSI 2.1)

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 5.1)

De salida

· Descripción general de sistemas de información actuales

· Sesiones de trabajo

· Diagrama de representación

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

· Equipo del Proyecto

· Equipo de Soporte Técnico

· Responsable de Mantenimiento

Una vez descritas las características de los sistemas de información actuales, se analizan los problemas reales y potenciales, opiniones, etc. Se obtienen conclusiones y una valoración, lo más objetiva posible, de cada uno de ellos.

Es importante lograr esta objetividad, ya que la valoración podrá influir en la decisión de la sustitución o mejora de los sistemas de información en los próximos años.

Conviene señalar que esta valoración no se realiza en cuanto a cobertura de requisitos, sino con respecto a aspectos intrínsecos o de eficiencia de cada sistema de información, relativos a facilidad de mantenimiento, operatividad, nivel de servicio, costes, etc.

De entrada

· Catálogo de objetivos de PSI (PSI 5.1)

De salida

· Valoración de la situación actual

· Sesiones de trabajo

· Impacto en la Organización

· Consultores

· Consultores Informáticos