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El objetivo de esta actividad es identificar y definir los sistemas de información que van a dar soporte a los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de Información. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de información actuales dan a los requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las

actividades Estudio de la Información Relevante (PSI 3) e Identificación de Requisitos (PSI 4). Esto permitirá efectuar un diagnóstico de la situación actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de información actuales considerados válidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos.

Por último, se definen los nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados.

Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora el modelo de sistemas de información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del Plan de Sistemas de Información.

Situación Actual

actual:

información que se

conservan y mejoras

necesarias

Modelo de Sistemas

de Información

información

- Matricial

representación

- Sesiones de trabajo

- Consultores

Informáticos

- Usuarios expertos

Para llegar a un diagnóstico sobre la situación actual, se tiene en cuenta la valoración de los sistemas de información actuales realizada en la actividad Estudio de los Sistemas de Información Actuales (PSI 5), y se estudia la cobertura de requisitos que se tiene con ellos. Esto permite determinar los requisitos del catálogo no cubiertos por los sistemas de información actuales, estudiando su criticidad y prioridad.

En paralelo, se analiza el modelo de información obtenido en la tarea Análisis de las Necesidades de Información (PSI 4.2). Se determina si existen entidades o relaciones del mismo, que no aparecen recogidas en la situación actual o que, estando recogidas, su tratamiento actual no responde a los nuevos requisitos.

Como resultado del análisis anterior, se seleccionan los sistemas de información a conservar y se elabora, si procede, la relación de mejoras a realizar en cada uno de ellos para cubrir los requisitos que le afectan.

De entrada

· Modelo de información (PSI 4.2)

· Catálogo de requisitos (PSI 4.3)

De salida

· Diagnóstico de la situación actual:

o Relación de sistemas de información que se conservan y mejoras necesarias

· Matricial

· Consultores

Esta tarea tiene como objetivo representar el conjunto de sistemas de información que da soporte a los procesos de la organización afectados, describiendo sus relaciones e interfaces, así como definir qué sistemas de información actuales se mantendrán con las mejoras propuestas, y qué sistemas de información nuevos cubrirán los requisitos no soportados por los sistemas de información actuales.

Para identificar cada sistema de información nuevo se analizan:

- Los sistemas de información actuales que se conservan

- Los requisitos no cubiertos por los sistemas de información actuales. Se realiza una identificación inicial de sistemas de información, agrupando actividades homogéneas de los procesos de la organización afectados que actúan sobre información común

- Diferentes tipos de sistemas de información (de gestión, de soporte a la toma de decisiones, especiales, etc.)

- Interfaces entre sistemas de información, con el objetivo de minimizarlas

Las conclusiones obtenidas de dicho análisis sirven para identificar cada sistema de información nuevo y elaborar el modelo de sistemas de información

Por último y contando con la experiencia de los participantes en esta tarea, se obtiene el modelo de sistemas de información, que incluye un diagrama de representación de todos ellos, con sus conexiones e interfaces, y una descripción de cada sistema de información con el conjunto de actividades y requisitos que cubre, así como el tipo

de sistema de que se trata.

De entrada

· Diagnóstico situación actual (PSI 6.1)

· Modelo de procesos de la organización (PSI 4.1)

· Modelo de información (PSI 4.2)

De salida

· Modelo de sistemas de información

· Matricial

· Diagrama de representación

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

En esta actividad se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de información y de sistemas de información incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender

las necesidades de los procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas.

necesidades de

Infraestructura

Tecnológica

tecnológica

representación

- Sesiones de trabajo

Informáticos

Técnico

Arquitectura

Tecnológica

- Arquitectura tecnológica - Análisis Coste / Beneficio

representación

- Impacto en la organización

- Consultores

Informáticos

- Usuarios expertos

Técnico

Esta tarea tiene el objetivo de analizar las necesidades de infraestructura tecnológica y proponer las alternativas viables desde el punto de vista tecnológico, para dar respuesta a dichas necesidades.

Para ello, se comienza analizando el modelo de sistemas de información y el catálogo de requisitos, en especial los de carácter técnico. Se identifican las necesidades (entornos necesarios, conectividad y comunicaciones entre ellos, disponibilidad, servicios críticos, etc.).

A continuación se determinan las posibles alternativas de infraestructura tecnológica, definiendo los componentes, a alto nivel, y representando gráficamente cada una de ellas. Es necesario establecer la forma de gestionar la infraestructura tecnológica para responder a las necesidades identificadas. La visión aportada por los consultores de

Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) debe ser de futuro, considerando la posible evolución de las distintas tecnologías candidatas, así como de las actualmente incorporadas en la organización. Es imprescindible contar, en este análisis, con la información relativa a los entornos tecnológicos de la situación actual, así como los estándares existentes en la organización.

De entrada

· Entorno tecnológico actual y estándares (externo)

· Modelo de sistemas de información (PSI 6.2)

· Modelo de información (PSI 4.2)

· Catálogo de requisitos (PSI 4.3)

· Descripción general de sistemas de información actuales (PSI 5.2)

De salida

· Alternativas de arquitectura tecnológica

· Diagrama de representación

· Sesiones de trabajo

· Consultores Informáticos

· Equipo de Soporte Técnico

Esta tarea está encaminada a la selección de una alternativa de plataforma tecnológica para determinar lo que llamaremos arquitectura tecnológica, que recoge la infraestructura más adecuada para dar soporte, en el contexto de la organización, al modelo de información y de sistemas de información propuesto.

Para cada alternativa, se debe analizar su impacto en la organización, así como los medios y el tiempo necesarios para su implantación. Se deben tener en cuenta los recursos tecnológicos actuales para evaluar los cambios necesarios.

Se realiza un estudio de cada propuesta, indicando ventajas e inconvenientes, así como el nivel de respuesta a las necesidades identificadas en la tarea anterior.

Por último, una estimación económica global puede ayudar a elegir la alternativa que va a ser propuesta, para la cual pueden incluirse opciones.

De entrada

· Entorno tecnológico actual y estándares (externo)

De salida

· Arquitectura tecnológica

· Análisis Coste / Beneficio

· Diagrama de Representación

· Impacto en la organización

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

· Equipo de Soporte Técnico

En el Plan de Acción, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de información, determinados en las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4) y Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos constituye la arquitectura de información.

Dentro del Plan de Acción se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas, y una estimación de recursos, cuyo detalle será mayor para los más inmediatos. Para la elaboración del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten a la prioridad de cada proyecto y sistema de información. El orden definitivo de

los proyectos y acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solución de compromiso que resulte la mejor posible para la organización.

Por último, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la ejecución de los proyectos, así como para la actualización de los productos finales del Plan de Sistemas de Información.

Proyectos a Realizar

- Plan de proyectos:

o Definición de proyectos

o Prioridad de proyectos

acciones

- Análisis Coste/ Beneficio

Organización

- Sesiones de trabajo

- Consultores

Informáticos

Plan de

Mantenimiento del

PSI

PSI

- Consultores

Informáticos

Se determinan los proyectos y acciones necesarios para implantar la arquitectura de información propuesta, definiendo para cada proyecto los objetivos que cubre y cualquier observación que se considere relevante. A continuación, se asignan prioridades tratando de combinar diferentes criterios como:

- Relación con los objetivos considerados en el Plan de Sistemas de Información.

- Condicionantes técnicos que impliquen dependencias entre proyectos.

- Tiempo de implantación.

- Beneficios para la organización (tangibles e intangibles).

- Limitaciones y consideraciones relativas a la organización (impacto, necesidades de formación, etc.).

- Recursos disponibles a corto y medio plazo, tanto de las áreas de Sistemas de Información y Tecnologías de la Información como de los usuarios.

- Situación de riesgo de algunos de los sistemas actuales a sustituir o mejorar.

Después del estudio de todos los elementos anteriores, se propone el calendario de proyectos que mejor conjugue todas las restricciones analizadas previamente, estimando fechas de principio y fin de cada uno de ellos, así como los recursos necesarios para los más inmediatos. Se hará énfasis en los objetivos estratégicos soportados por el Plan de Sistemas de Información.

Por último, se completa el plan de proyectos considerando los factores críticos de éxito para llevar a cabo la propuesta, así como el plan de acciones necesarias, deducidas del análisis de dichos factores (planes de formación, gestión del cambio, etc.).

Las conclusiones obtenidas deben ser contrastadas y modificadas, si se estima conveniente, con las aportaciones de los usuarios.

De entrada

· Descripción general del PSI (PSI 1.2)

· Catálogo de objetivos del PSI (PSI 5.1)

· Arquitectura de información:

o Modelo de información (PSI 4.2)

o Modelo de sistemas de información (PSI 6.2)

De salida

· Plan de proyectos:

o Definición de proyectos

o Prioridad de proyectos

o Calendario de proyectos y acciones

· Análisis Coste / Beneficio

· Impacto en la organización

· Sesiones de trabajo

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

Una vez establecido el plan de acción, se deben definir las acciones que permitan mantener actualizado el Plan de Sistemas de Información a su terminación, y conocer el grado de avance de los proyectos que en él se han definido.

Todo ello se denomina Plan de Mantenimiento del Plan de Sistemas de Información.

En este plan de mantenimiento, entre otros aspectos que se puedan considerar relevantes para la organización, se deben establecer los productos finales del Plan de Sistemas de Información que se van a mantener actualizados, el soporte para los mismos, y cuándo y por quién van a ser modificados, así como la frecuencia y situaciones en los que se debe revisar el plan de proyectos y los responsables de hacerlo.

También se determina a quiénes se informará, y con qué periodicidad, del grado de avance del plan establecido o de los cambios que en él se produzcan.

De entrada

De salida

· Plan de mantenimiento del PSI

· Consultores

· Consultores Informáticos

Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la dirección del Plan de Sistemas de Información la arquitectura de información y el plan de acción elaborados anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por último, obtener su aprobación final.

Presentación

PSI

- Consultores

Informáticos

Mejora de la

Propuesta

trabajo

- Presentación

- Catálogo de requisitos del PSI

- Arquitectura de información:

o Modelo de información

información

o Arquitectura tecnológica

- Plan de acción:

o Plan de proyectos

o Plan de mantenimiento del

- Sesiones de trabajo

- Presentación

- Comité de Dirección

PSI

- Consultores

Informáticos

- Usuarios expertos

18 Planificación de Sistemas de Información

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PSI

PSI 9.3 Aprobación del PSI - Aprobación formal del PSI

- Plan de comunicación del PSI

- Sesiones de trabajo - Comité de Dirección

PSI

Se elabora un resumen que recoja los resultados finales de las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4), Estudio de los sistemas de Información Actuales (PSI 5), Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7) y Definición del Plan de Acción (PSI 8). El Jefe de Proyecto del

PSI envía esta información a quienes constituyen la dirección del Plan de Sistemas de Información, para su estudio junto con la convocatoria, y espera su confirmación.

De entrada

· Catálogo de requisitos (PSI 4.3)

· Catálogo de objetivos (PSI 5.1)

· Arquitectura de información:

o Modelo de información (PSI 4.2)

o Modelo de sistemas de información (PSI 6.2)

o Arquitectura tecnológica (PSI 7.2)

· Plan de acción:

o Plan de proyectos (PSI 8.1)

De salida

· Plan de presentación

· Presentación

· Jefe de Proyecto del PSI

· Consultores

· Consultores Informáticos

Se realiza la presentación de los resultados, manteniéndose a continuación sesiones de trabajo guiadas por el Jefe de Proyecto del PSI, para recoger las posibles mejoras y analizar su incorporación a la propuesta.

De entrada

· Plan de Presentación (PSI 9.1)

· Catálogo de requisitos (PSI 4.3)

· Catálogo de objetivos (PSI 5.1)

· Arquitectura de información:

o Modelo de información (PSI 4.2)

o Modelo de sistemas de información (PSI 6.2)

o Arquitectura tecnológica (PSI 7.2)

· Plan de acción:

o Plan de proyectos (PSI 8.1)

De salida

· Presentación

· Catálogo de requisitos del PSI

· Resultado de las sesiones de trabajo (mejora de la propuesta), que afectan a:

o Arquitectura de información:

· Modelo de información

· Modelo de sistemas de información

· Arquitectura tecnológica

o Plan de acción:

· Plan de proyectos

· Plan de mantenimiento del PSI

· Sesiones de trabajo

· Presentación

· Comité de Dirección

· Jefe de Proyecto del PSI

· Consultores

· Consultores Informáticos

· Usuarios Expertos

Se entrega la propuesta final, y se solicita formalmente al Comité de Dirección del Plan de Sistemas de Información la aprobación de la misma. Por último, se debe informar de los resultados a las unidades organizativas participantes y a todas aquellas afectadas por los resultados del Plan de Sistemas de Información.

De entrada

· Resultado de las sesiones de trabajo (PSI 9.2)

· Catálogo de requisitos del PSI (PSI 9.2)

· Arquitectura de información:

o Modelo de información (PSI 9.2)

o Modelo de sistemas de información (PSI 9.2)

o Arquitectura tecnológica (PSI 9.2)

· Plan de acción:

o Plan de proyectos (PSI 9.2)

De salida

· Aprobación formal del PSI

· Plan de comunicación del PSI

· Sesiones de trabajo

· Comité de Dirección

· Jefe de Proyecto del PSI

20 Planificación de Sistemas de Información

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